با درود فراوان به همه ی دوستان و شرکت کنندگان عزیز
از آنجا که گفتگوی پیش رو با هدف همفکری و همکاری گروهی در برقراری یک کنفرانس، گردهمایی، همایش و یا ... سراسری است مناسب دیدیم که دستور جلسه ی پیشنهادی خود را در اختیار شرکت کنندگان بگذاریم تا نظرات خود را پیش از شروع جلسه برای میزبان بفرستند تا در صورت جلسه لحاظ شود. از دوستانی که دستور جلسه ای کاملا متفاوت را در نظر دارند نیزدرخواست می شود دستور جلسه ی جایگزین خود را تا روز پنجشنبه برای میزبان بفرستند تا به عنوان دستور جلسه ی احتمالی همراه با دیگر نظرات به بحث و بررسی گذاشته شود. در صورت پایان گرفتن بحث تدارک و رسیدن به نتیجه مطلوب، میتوان در فرصت باقمیانده به مباحث مقدماتی نیز پرداخت:
1) معارفه و آشنایی با یکدیگر. بسیاری از دوستان در عین همکاری و همقدمی در بسیاری از فعالیتها یکدیگر را رو در رو ندیده اند. هر یک از افراد شرکت کننده تا 5 دقیقه فرصت معرفی خود و فعالیتهایشان را دارند.
2) گفتگو بر سر گردش کار جلسات و نحوه ی تصمیم گیریها و تصویب دستور جلسه
3) گفتگو بر سر مکان کنفرانس
4) گفتگو بر سر زمان کنفرانس: جهت اعلام به موقع (جهت رزرو بلیط و هماهنگیهای مربوط به کار و یا دانشگاه) طبق آیین نامه ی مصوب
5) گفتگو بر سر منابع مالی و لجستیکی: افراد و تشکلهائی که می توانند برای برگذاری کنفرانس امکاناتی را در اختیار قرار بدهند در این رابطه امکانات خود را(اعم از مالی و یا توانایی رایزنی با دانشگاهها و یا سایر موسسات مشابه) به داوری جمعی گذاشته تا طبق آیین نامه مصوب در این رابطه تصمیم گیری گردد
6) گفتگو بر سر نام و محتوای کنفرانس و نحوه ی اداره آن:
a. گفتگو بر سر تشکیل یک کارگروه تا تمامی امور مربوط به برگزاری کنفرانس را بر عهده بگیرند
b. گفتگو بر سر چگونگی برگذاری پانلها، میزگردها، میهمانان افتخاری، سخنرانان چینش و زمان بندیها
c. گفتگو بر سر ضوابطی که دعوت شرکت کنندگان بر مبنای آن خواهد بود (ضوابط حداقلی یا حداکثری)
d. گفتگو بر سر نام کنفرانس
e. گفتگو بر سر نوع پوشش خبری
f. گفتگو بر سر حفظ امنیت و پاسخ به دغدغه ی خاطراحتمالی برخی دوستان
g. گفتگو بر سر چگونگی هماهنگی در راستای داشتن یک بولتن یا وبلاگ خبری
h. در صورت رسیدن به هماهنگی، انتخاب افرادی که پیشنویس فراخوان به کنفرانس را بنویسند
i. امضای فراخوان و تنظیم زمان بندی جهت اجرای موفق کنفرانس
از همه ی دوستان خواهشمندیم که در صورت توافق با این دستور کار، در صورت امکان خلاصه ای از نظرات خود را به صورت مدون و مکتوب در آورده و برای میزبان بفرستند، تا در زمان بحث امکان در اختیار قرار دادن آن به سایر دوستان و یا کسانی که از طریق مجازی در جریان امور قرارداده می شوند نیز فراهم شود.
زمان بندی پیشنهادی برای چهار جلسه کاری
شنبه 3 آپریل 9 تا 1 بعد از ظهر
شنبه 3 آپریل 3 تا 7 عصر
بعد از شام جمع دوستانه با برنامه نواختن موسیقی تدارک دیده شده وپیشنهاد میشود
یکشنبه 4 آپریل 9 تا 1 ظهر
یکشنبه 4 آپریل 3 تا 7 عصر
بعد از شام برنامه گردش در مرکز شهر و معرفی نقاط دیدنی آن پیشنهاد میشود
به شوق دیدار همه ی دوستان
و امید به پیشبرد گفتگوئی صمیمی و موفق
سالگرد درگذشت جرج حبش
2 چند روز قبل
